Altın Satışında E-Fatura ve E-Arşiv: Kuyumcu İçin Uygulama Rehberi 2026

Hadımköy'de orta ölçekli bir kuyumcu. Cuma akşamı, kapanışa yirmi dakika. Kadın müşteri 38 gram işlemeli bir bilezik alıyor, tutar 142.500 TL. Tezgâhtar Serkan, faturayı keserken has altın ile işçiliği ayırmadan toplam tutara KDV uyguluyor. Müşteri kasaya geldiğinde "Bende KDV niye var, has altın KDV'siz değil miydi?" diye itiraz ediyor. Serkan patronu arıyor. Patron telefonda "At gitsin, KDV'siz kes, sonra hallederiz" diyor. Üç ay sonra vergi incelemesi geldiğinde o faturanın KDV satırı yanlış hesaplandığı için işletme hem KDV ziyaı cezası hem özel usulsüzlük cezası yiyor. Altını 4 günde satan kuyumcu, o faturanın cezasını 4 yıl ödüyor.

Fatura konusu kuyumcuda sanıldığından çok daha hassas. Has altın istisnası, işçilik KDV'si, KMTS bandrolü, e-arşiv eşiği, müşterinin mükellef olup olmaması, hepsi aynı belgenin üzerinde buluşuyor. Bir kalem yanlış girildiğinde denetimde ilk kırmızı bayrak orada yanıyor.

Giriş: Kuyumcu E-Fatura ve E-Arşiv Kısaca

Nisan 2026 itibarıyla kuyumcu için fatura, kağıt üstünde kopya kesilen bir belge değil, GİB sistemine anlık işlenen bir veri kaydı. İki temel belge tipi var: karşı tarafın e-fatura mükellefi olduğu satışlarda e-fatura, son tüketiciye yapılan perakende satışlarda e-arşiv fatura. Her iki belge de elektronik ortamda düzenlenir, dijital imzayla imzalanır, GİB'e iletilir ve 10 yıl elektronik arşivde saklanır.

Zorunluluk eşikleri iki ayrı çerçevede işler. Birincisi, VUK 509 Sıra No.lu Genel Tebliği kapsamında belirli ciro eşiğini aşan mükellefler e-fatura ve e-arşiv fatura sistemine dahildir; 2026 itibarıyla yıllık brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler ertesi yılın 1 Temmuz'undan itibaren e-fatura kapsamına girer. İkincisi, 1 Ocak 2026 itibarıyla vergi mükellefi olmayan tüketicilere kesilen faturalardaki parasal sınır tamamen kaldırıldı; tutarına bakılmaksızın her perakende satış e-arşiv olarak düzenlenmek zorunda. Altın satışında ortalama sepet zaten yüksek olduğu için fiilen her perakende satış e-arşiv kapsamında.

Has altın KDV rejimi iki maddeye dayanır: Katma Değer Vergisi Kanunu 17/4-g maddesi külçe altın ve külçe gümüş teslimlerini istisna kapsamına alır; mücevher satışında ise Madde 23/e özel matrah şekli uygulanır. Uygulamada satış bedelinden ürünün ihtiva ettiği külçe altın bedeli düşülür, kalan tutar (işçilik ve kâr marjı) KDV matrahını oluşturur. Fatura üzerinde has altın ile işçiliğin ayrı kalemlerde gösterilmemesi, sahada en sık karşılaşılan hata.

Nakit yasağı ve 30.000 TL tevsik sınırını önceki yazımızda ayrıntılandırmıştık. POS altyapısını detaylı rehberimizde ele aldık. Bu yazı ise o iki katmanın üzerine oturan fatura katmanını tek tek açar.

Kuyumcuda E-Fatura, E-Arşiv, E-İrsaliye: Hangisi Ne Zaman?

Üç ayrı belge var ve sahada hepsi birbirine karıştırılıyor. Net ayrımı bilmeden fatura kesmek, doğru KDV hesabını yapmak kadar önemli.

E-Fatura. Karşı taraf e-fatura mükellefi ise (başka bir tüzel kişi, toptancı, şirket formundaki müşteri) kesilen belgedir. Özel entegratör ya da GİB portalı üzerinden düzenlenir, karşı tarafın e-fatura sistemine anlık iletilir. Ticari fatura senaryosunda alıcı 8 gün içinde kabul ya da ret edebilir; reddedilen fatura düzeltilerek yeniden gönderilir. Temel fatura senaryosunda ise e-fatura üzerinden ret imkânı yoktur; itiraz noter, KEP gibi harici yollarla yapılır. B2B işlemlerin standardıdır.

E-Arşiv Fatura. Karşı taraf e-fatura mükellefi değilse (gerçek kişi tüketici ya da mükellef olmayan kurum) düzenlenir. GİB sistemine raporlanır, alıcıya PDF olarak e-posta, SMS ya da basılı çıktı ile iletilir. Tüketiciye yapılan altın satışının büyük çoğunluğu bu kategoriye girer.

E-İrsaliye. Fiziksel malın bir yerden başka bir yere taşınmasında düzenlenen dijital sevk irsaliyesidir. E-irsaliye zorunluluğu belirli ciro eşiği üzerindeki mükelleflere ve bazı özel sektörlere getirilmiştir. Kuyumcular için doğrudan bir sektörel zorunluluk olmasa da ciro eşiğini aşan işletmeler sisteme dahildir. Toptan altın teslimlerinde, şubeler arası aktarımda ya da atölyeye gönderilen hurdada pratik önem kazanır.

Günlük pratikte bir kuyumcu şöyle çalışır: Perakende satışlarda e-arşiv, toptancı ve kurumsal müşterilerle e-fatura, atölye ve şube transferlerinde (zorunluluk varsa) e-irsaliye. Üç belge de aynı özel entegratör üzerinden tek panelde yönetilebilir; sistem karşı tarafın GİB statüsünü sorgulayıp hangi belgenin kesilmesi gerektiğini otomatik belirler.

Zorunluluk Eşikleri ve Kimi Bağlıyor?

E-fatura ve e-arşiv zorunluluğu, VUK 509 Sıra No.lu Genel Tebliği ve sonraki değişiklikleri çerçevesinde düzenlenir. İki ayrı eşiği ayrı ayrı ele almak gerekir.

Mükellef Bazlı E-Fatura Yükümlülüğü

Belirli ciro eşiğini aşan mükellefler e-fatura ve e-arşiv fatura sistemine zorunlu olarak dahildir. VUK 509 Sıra No.lu Genel Tebliğ uyarınca 2026 itibarıyla yıllık brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler, ertesi yılın 1 Temmuz'undan itibaren e-fatura kapsamına girer. Eşik her yıl yeniden değerlendirilir ve tebliğ değişiklikleriyle güncellenir. Orta ve büyük ölçekli kuyumcular genellikle bu eşiği aşar; küçük esnaf eşiğin altında kalabilir, ama e-fatura mükellefi olmasa bile son tüketiciye kestiği faturalar için e-arşiv zorunluluğu devam eder. Eşiğin altındaki işletmeler, kendi isteğiyle de sisteme geçebilir; avantajı, müşteriye anında PDF fatura iletmek ve denetime hazır olmaktır.

E-fatura mükellefi olduğunuzda hem başka mükelleflere kestiğiniz e-fatura hem son tüketiciye kestiğiniz e-arşiv fatura elektronik ortamda düzenlenir. Kağıt fatura kesme hakkınız çok özel durumlar dışında kalkar.

E-Arşiv Genelleşti: 2026 İtibarıyla Parasal Sınır Yok

Vergi mükellefi olmayan son tüketicilere kesilen faturalarda eskiden belirli bir tutar eşiği vardı; bu eşik 2024'te 6.900 TL, 2025'te 9.900 TL olarak uygulandı. 1 Ocak 2026 itibarıyla VUK 509 Sıra No.lu Tebliğ'de yapılan değişiklikle bu parasal sınır tamamen kaldırıldı. Son tüketiciye kesilen faturaların tamamı, tutarına bakılmaksızın e-arşiv olarak düzenlenmek zorunda.

Basit usulde vergilendirilenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutan küçük esnaf için 31/12/2026'ya kadar KDV dahil 3.000 TL altı işlemlerde kâğıt fatura düzenleme hakkı geçici olarak sürüyor; 1 Ocak 2027'den itibaren onlar için de sınır sıfırlanacak.

Kuyumcular için pratik sonuç net. 22 ayar 5 gramlık bir alyans bile 2026 fiyatlarıyla çok yüksek tutarlara ulaştığı için sektörde zaten her satış e-arşiv gerektiriyordu; yeni düzenlemeyle artık tutar argümanı da ortadan kalktı. Son tüketiciye kestiğiniz her satış, istisnasız, e-arşiv fatura olarak düzenlenir. Kağıt fatura ya da yazar kasa fişi tek başına yetmez.

Özel Durumlar

Perakende satış fişi (yazar kasa fişi), belirli tutara kadar fatura yerine geçer. Fakat 2026 eşiklerinde bu tutar çok düşük kaldığı için pratikte kuyumcuda yazar kasa fişi tek başına kullanılmaz. Ya e-arşiv fatura kesilir ya da yazar kasa fişi ile birlikte e-arşiv fatura düzenlenir.

İade işlemlerinde (müşterinin altını geri getirmesi, bozduruması) iade faturası ya da gider pusulası düzenlenir. Müşteri mükellef değilse gider pusulası, mükellef ise e-fatura (iade türünde) kesilir. Bu kısım sahada en çok hata yapılan noktadır; ileride ayrı bir bölümde ele alıyorum.

Özet Tablo

Has Altın KDV Rejimi: 17/4-g İstisnası ve 23/e Özel Matrah

Fatura konusundaki en çok karıştırılan ve en çok hata yapılan kısım KDV hesabı. İki ayrı madde var ve ikisi birlikte çalışır.

Birincisi, KDV Kanunu 17/4-g maddesi uyarınca külçe altın ve külçe gümüş teslimleri KDV'den istisnadır. Döviz alım satımı da aynı madde kapsamındadır. Bu madde külçe formundaki saf altını kapsar.

İkincisi, mücevher (bilezik, kolye, alyans, küpe gibi işlenmiş ziynet eşyası) satışında KDV Kanunu Madde 23/e uyarınca özel matrah şekli uygulanır: "Altından mamul veya altın ihtiva eden ziynet eşyaları ile sikke altınların teslim ve ithalinde matrah, külçe altın bedeli düşüldükten sonra kalan miktardır." Yani mücevherin kendisi KDV'ye tabidir ama matrahı özeldir; satış bedelinden külçe altın bedeli düşülür, kalan kısım KDV matrahını oluşturur. Mücevher satışları KDV beyannamesinde Özel Matrah kod 805 ile raporlanır.

Pratik sonuç aynı: has altın kısmı vergi dışı, işçilik ve kâr marjı KDV'ye tabi. Ama mevzuat atıfı tebliğ ve beyannamede farklı çalışır. Mali müşavirinizin fatura ve beyan şemasını bu iki maddeyi doğru ayırarak kurması gerekir.

Kuyumculuk pratiğinde bu ilkenin uygulanması şöyle:

Bileziğin içindeki altın gramajının has kısmı. 22 ayar 10 gramlık bir bilezikte has altın miktarı 10 × 22/24 = 9,166 gramdır (milyemi 916). Bu has altın kısmı, o gün ki has altın satış fiyatı üzerinden hesaplanır ve KDV'siz satılır.

İşçilik, taş, asetat ve diğer masraflar. Altının dışında kalan her kalem KDV'ye tabidir. İşçilik ücreti, eğer bilezikte taş varsa taş bedeli, kalite işçilik marjı, mağaza masrafı, hepsi KDV hesabına girer. KDV oranı 2026 yılında %20.

Altın hesabı üzerinden yapılan transferler. Müşteri bankadan altın hesabı üzerinden ödeme yaptığında, altın kısmı yine istisnaya girer; işçilik kısmı KDV'lidir.

Dikkat edilmesi gereken birkaç önemli nokta var.

Birincisi, istisna uygulaması için faturada has altın tutarı ile işçilik tutarının ayrı kalemler olarak gösterilmesi gerekir. "Toplam fiyat" olarak tek satır kesen fatura, denetimde reddedilir; o tek satırın tamamına KDV uygulanmış kabul edilir, üzerinden KDV ziyaı işletmeye tahakkuk ettirilir.

İkincisi, has altın birim fiyatı o günkü piyasa fiyatına uygun olmalıdır. Fatura tarihi itibarıyla geçerli serbest piyasa fiyatı referans alınır. Çok düşük ya da çok yüksek has altın fiyatı ile ayrıştırma yapıp işçiliği yapay düşürmek, transfer fiyatlandırması ve vergi mühendisliği olarak değerlendirilir.

Üçüncüsü, eğer satış hasılatının has altın kısmı müşterinin getirdiği altının karşılığı (takas) ise muhasebe kaydı iki ayrı işleme bölünür. Altın girişi ayrı, altın çıkışı ayrı, aradaki fark üzerinden işçilik KDV'si hesaplanır. Bu konu hurda altın rehberimizde detaylıca ele alındı.

Dördüncüsü, gümüş teslimleri için de KDV istisnası söz konusudur; fakat altın satışında gümüş karışımı (Cumhuriyet altını bakır katkısı gibi) ayrıştırılmaz, ürün kategorisine göre işlem yapılır. Gümüşü ayrı satıyorsanız ayrı fatura kaleminde ve ayrı istisna koduyla gösterin.

Kuyumcu Faturasında Zorunlu Alanlar

Kuyumcu faturası, normal bir perakende faturasından farklı olarak ürün özelliklerini ayrıntılı göstermek zorundadır. Eksik alanlar hem KMTS denetiminde hem vergi denetiminde problem yaratır.

Ürün açıklaması. Bilezik, kolye, alyans, gram altın gibi net tanım. "Takı" gibi genel ifadeler yetmez.

Gram (brüt ve net). Toplam ağırlık ile altın ağırlığı ayrı belirtilir. Taşlı ürünlerde taş gramajı düşülmüş net altın gramajı esas alınır.

Ayar. 22, 18, 14, 8 gibi. Cumhuriyet altını 22 ayardır, 24 ayar denmesi yanlıştır; bu konuyu ayar farklılıkları yazımızda detaylı ele aldık.

Milyem. Altının saflık derecesi binde olarak. 22 ayar için 916, 18 ayar için 750, 14 ayar için 585. Milyem rehberimizde hesaplama yöntemleri var.

Has altın gramajı. Net gram × milyem / 1000 = has altın miktarı.

Has altın birim fiyatı ve tutarı. O günkü piyasa fiyatıyla hesaplanmış istisna kapsamındaki tutar.

İşçilik tutarı. KDV'ye tabi olan kısım. Hangi işçilik türü olduğu (el işçiliği, makine işçiliği, özel tasarım) faturada belirtilebilir, zorunlu değil ama müşteri memnuniyeti için tercih edilir.

KDV oranı ve tutarı. %20 oranı işçilik kalemi üzerinden hesaplanır. Mücevher satışında has altın satırında KDV oranı "0" olarak gösterilir; bu satır özel matrah dışında kalan has altın bedelidir ve beyannamede KDV Kanunu 23/e kapsamında özel matrah kod 805 ile raporlanır.

KMTS bandrol numarası. Bandrol takibi öncelikle gram altın ve külçe gibi işlenmemiş/standart ürünleri kapsar; işlenmiş takı ilk aşamada bandrol kapsamı dışındadır. Bandrol kapsamındaki bir ürün satıldığında seri numarasının satış belgesiyle ilişkilendirilmesi beklenir; KMTS sistemi fatura ile bandrol eşleşmesini bu numara üzerinden denetleyebilir. Güncel uygulama için kmts.gov.tr kılavuzlarını takip edin.

Müşteri VKN/TCKN. E-arşiv faturada son tüketici için TCKN, e-faturada alıcı şirket için VKN zorunlu. Eksik ya da hatalı kimlik numarası, faturanın GİB tarafından kabul edilmemesine yol açar.

Ödeme yöntemi bilgisi. Doğrudan zorunlu alan değil ama tevsik gerekliliği açısından banka/POS bilgisinin fatura açıklama kısmında yer alması sonradan denetimde işinizi kolaylaştırır.

MASAK kimlik tespiti ilişkisi. 185.000 TL üstü işlemde fatura ile MASAK kimlik tespit kaydı birbirine bağlanmalı. Faturanın müşteri bilgisi ile MASAK kayıtları eşleşir.

Pratik Örnek: 220.000 TL'lik Bilezik Satışı

Teorinin somutlaşması için bir örnek üzerinden gidelim. Müşteri 22 ayar 30 gram bir bilezik alıyor, toplam tutar 220.000 TL.

Veriler:

• Brüt gramaj: 30 gram
• Ayar: 22 (milyem 916)
• O günkü has altın (24 ayar) piyasa fiyatı: 6.900 TL/gram (temsili bir varsayım; hesaplamada işlem günündeki güncel fiyatı kullanın)
• KDV oranı: %20

1. Adım: Has Altın Gramajını Hesapla

Has altın = 30 × 916 / 1000 = 27,48 gram

2. Adım: Has Altın Tutarını Hesapla

Has altın tutarı = 27,48 × 6.900 = 189.612 TL

Bu tutar, özel matrah dışında kalan has altın bedelidir (KDV Kanunu 23/e, özel matrah kod 805); üzerinden KDV hesaplanmaz.

3. Adım: İşçilik Tutarını Hesapla

İşçilik matrahı = Toplam satış - Has altın tutarı = 220.000 - 189.612 = 30.388 TL

Fakat işçilik tutarı KDV dahil 30.388 TL ise, KDV hariç işçilik = 30.388 / 1,20 = 25.323,33 TL, KDV = 5.064,67 TL.

Ya da diğer yorumla, işçilik KDV hariç 30.388 TL olarak belirlenirse KDV ayrıca hesaplanır: 30.388 × 0,20 = 6.077,60 TL, genel toplam 220.000 + 6.077,60 = 226.077,60 TL olur.

Pratikte kuyumcular müşteriye söylenen toplam tutarın KDV dahil olduğu yaklaşımıyla çalışır. Yani 220.000 TL, KDV dahil fiyattır.

4. Adım: Fatura Satırları

Mal ve hizmet toplamı: 214.935,33 TL Toplam KDV: 5.064,67 TL Genel toplam: 220.000 TL

5. Adım: Bandrol ve KMTS Kaydı

Bileziğin bandrol numarası (örneğin KMTS-2026-045-8872391) fatura üzerine işlenir. Satış anında KMTS sistemine bu fatura numarası ile bandrol ilişkilendirilir.

6. Adım: E-Arşiv Fatura Oluşturulur

Müşterinin TCKN'si, adres bilgisi, e-posta adresi girilir. Fatura özel entegratör üzerinden GİB'e raporlanır, müşteriye PDF olarak e-postalanır. Fiziksel imzalı kopya müşteriye istendiğinde verilir; dijital kopya 10 yıl arşivde saklanır.

Bu altı adım, doğru yazılımla iki dakika. Elle yapınca on beş dakika ve hata olasılığı yüksek.

E-Fatura Entegratörü Seçimi

E-fatura ve e-arşiv fatura düzenlemek için iki yol var: GİB portalı ya da özel entegratör.

GİB portalı (efatura.gov.tr ve GİB e-Arşiv Portal) ücretsiz. Fakat hacim sınırı var (e-Arşiv Portal aylık 500 fatura ile sınırlıdır ve faturaları yalnızca 6 ay süreyle saklar), toplu işlem yapma, muhasebe yazılımı ile entegrasyon ve KMTS bağlantısı gibi özellikler kısıtlı. Çok küçük kuyumcu için başlangıçta yeterli olabilir.

Özel entegratörler aylık ya da fatura başı ücretle hizmet verir. Hacim kısıtı yok, muhasebe/ERP/stok yazılımlarıyla entegrasyon var, mobil uygulama, yedekleme, denetim raporu gibi ek özellikler sunarlar.

Türkiye'de yaygın kullanılan özel entegratörlerden bazıları:

Logo e-Fatura / e-Defter. Logo ERP kullanan orta ve büyük ölçekli işletmelerde yaygın. Kuyumculuğa özel modül, stok takibi, cari hesap entegrasyonu güçlü. Kuyumcu için tercih edilebilir, özellikle Logo Tiger ya da Logo Netsis kullananlar için doğal seçim.

Uyumsoft. Geniş sektörel kütüphane, GİB onaylı, KMTS uyumu konusunda çalışmalar yürütüyor. Orta ölçekli kuyumcular için uygun.

eFinans. Güçlü e-fatura ve e-arşiv altyapısı, banka entegrasyonları (ödeme yöntemi eşleştirme) iyi. POS'tan gelen ödeme ile fatura otomasyonu kurulabilir.

Mikro. Kuyumculuk sektöründe eski ve tanıdık isim. Özellikle Kapalıçarşı ve büyük şehir merkezlerinde yaygın. Stok, satış, fatura, KMTS bağlantısı bütünleşik.

NES Bilişim (e-Logo alternatifi). Uygun fiyat, basit kullanım, küçük ve orta ölçekli kuyumcu için pratik seçim. Temel özellikleri karşılar.

İzibiz. GİB özel entegratör listesinde, kapsamlı fatura ve e-arşiv çözümü. Web tabanlı, mobil uygulama mevcut.

Digital Planet. Entegrasyon çeşitliliği, API'leri gelişmiş. E-ticaret ve fiziksel satışı birleştiren kuyumcular için uygun.

Entegratör seçerken şu soruları sorun:

• Kuyumcu ürün ağacı (has altın / işçilik ayrımı) hazır tanımlı mı?
• KMTS bandrol alanı fatura şablonunda var mı?
• MASAK kimlik tespit kayıtları ile eşleşme kurabiliyor mu?
• Aylık fatura adedi üzerinden fiyatlandırma nasıl?
• Yedek hizmet ve veri taşıma garantisi var mı?
• Muhasebe/ERP yazılımınızla entegrasyon hazır mı?

Tek başına en ucuz olanı seçmek yerine, kuyumculuğa özel alanları destekleyen çözümü tercih etmek uzun vadede daha avantajlı.

E-Fatura Kesmeme ve Yanlış Kesme Cezaları

Fatura düzenlememek ya da eksik düzenlemek, Vergi Usul Kanunu 353. maddesi kapsamında özel usulsüzlük cezasıdır.

Fatura düzenlememe cezası. Her belge için belirli bir alt sınır vardır; faturanın olması gereken tutarının belirli bir oranı (genellikle %10) kesilir. Alt sınır ve toplam yıllık üst sınır her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellenir. 2026 tutarları için Gelir İdaresi Başkanlığı tebliğlerini takip edin.

Eksik / yanlış düzenleme. Fatura düzenlemiş olsanız bile, tutarı eksik gösterme, KDV'yi yanlış hesaplama, müşteri bilgisinin hatalı olması gibi durumlar aynı ceza grubuna girer.

KDV ziyaı. Yanlış KDV hesabı sadece özel usulsüzlük değil, KDV ziyaı cezasına da yol açar. Eksik beyan edilen KDV, gecikme faizi ile birlikte tahsil edilir; VUK 344 kapsamında ziyaa uğratılan verginin bir katı (yani %100'ü) tutarında vergi ziyaı cezası kesilir. Kaçakçılık fiilleriyle birlikte gerçekleşirse ceza üç kata çıkar. Kanuni süresi geçtikten sonra verilen beyannamelerde (pişmanlık hükümleri dışında) %50 indirimli oran uygulanır.

KMTS uyumsuzluğu. Fatura ile bandrol eşleşmeyen durumlar, KMTS usul esasları çerçevesinde idari yaptırıma konu olur. Tekrar eden ihlallerde faaliyet durdurma söz konusu olabilir.

MASAK ilişkisi. 185.000 TL üzeri bir satışta kimlik tespit kayıtları ile fatura bilgisi tutmuyorsa, MASAK tarafında ayrıca idari para cezası tahakkuk eder.

Pratik örnek: 220.000 TL'lik bir bilezik satışında has altın ile işçiliği ayrıştırmadığınızı varsayalım, tüm tutara KDV uyguladınız. Bu durumda müşteriden fazladan KDV tahsil etmiş olursunuz (muhatap tüketici, itiraz hakkı doğar), ama devlete yatırdığınız KDV daha fazla olduğu için ceza riski daha düşüktür. Tersine, tüm tutarı has altın gösterip KDV'siz kesersiniz, bu sefer KDV ziyaı doğar, eksik beyan ettiğiniz KDV tahsili için vergi dairesi incelemesi açılır. İki durum da risklidir; ikincisi hem daha ağırdır hem ceza hesabında vergi aslının 1 katı (yani %100'ü) üzerine gecikme faizi işler.

Yaygın 7 Fatura Hatası

Sahada en çok karşılaşılan hataları sıralayalım. Bunların her biri denetimde problem yaratır.

1. KDV'yi toplam tutar üzerinden hesaplamak. Has altın ile işçiliği ayırmadan tüm tutara KDV uygulamak ya da hiç uygulamamak. Has altın KDV'siz, işçilik KDV'li yazılmalı.

2. Bandrol numarasını atlamak. Bandrol kapsamındaki bir ürünü (gram altın, külçe gibi işlenmemiş/standart ürünler) sattınız, faturaya bandrol seri numarasını yazmadınız. KMTS eşleşmesi kurulamaz, denetimde hata işaretlenmesi muhtemeldir. İşlenmiş takı ilk aşamada bandrol kapsamı dışında olduğundan bu risk öncelikle gram altın ve külçe satışlarını ilgilendirir.

3. İşçilik kalemini görünmez yapmak. "Mal bedeli" diye tek kalem kesmek. Has altın ve işçilik ayrışmadığı için hem KDV hem fatura formatı açısından hatalı.

4. ABD doları ya da döviz üzerinden KDV hesaplamak. Has altın fiyatı piyasada dolar bazlı konuşulsa da fatura TL cinsinden kesilmelidir ve KDV TL bazında hesaplanır. Dövizli fatura ile çalışmak istiyorsanız Merkez Bankası kuru o günkü değerlere göre sabit referans olmalı; yoksa tutarsızlık çıkar.

5. Yanlış vergi dairesi kodu. E-arşiv fatura müşteri TCKN'sine bağlandığı için vergi dairesi kodu kritik değildir; fakat e-fatura müşterinin VKN'si üzerinden kesilirken vergi dairesi kodu girildiğinde hatalı kodlama kabul sürecini bozar. GİB entegrasyon panelinden sorgulayıp doğrulayın.

6. İade faturasında hata. Müşteri altını getirdiğinde iade faturası ya da gider pusulası kesilmelidir. Orijinal faturayla eşleşen iade belgesi düzenlenmezse stok kaydı ile muhasebe kaydı çatışır, KMTS'de de ayrı bir hareket olarak gözükür.

7. TCKN / VKN hatası. 10 hane VKN yerine 11 hane TCKN, ya da tersi. Müşteri bilgilerini elle girdiğinizde tek hane hata fatura reddini tetikler. Entegratörler GİB sorgulama özelliği sunar, bu özelliği açık tutun.

Her bir hata ayrı ayrı küçük görünür, ama bir denetim raporunda yan yana sıralandığında işletmenin sistematik olarak kayıt dışı çalıştığı şüphesini doğurur. Yani iş sadece cezadan ibaret değil, itibarınız da söz konusu.

Nakit Yasağı ve POS ile Entegrasyon

Fatura tek başına işlemin bir ayağı. Diğer ayakları ödeme tevsiki ve KMTS kaydı. Üçü birbirinden bağımsız değil, aynı işlemin üç farklı belgesi.

Nakit yasağı ve 30.000 TL tevsik sınırını önceki yazımızda ayrıntılandırmıştık. Orada anlatılan kural burada pratikleşir: Kestiğiniz e-arşiv fatura üzerinde görünen tutar, banka ekstrenize ya da POS Z raporunuza düşmüş olmalı. Sistem çapraz kontrol ettiğinde fatura numarası, banka dekontu ve POS slipinin bir araya gelmesi gerekir.

POS altyapısını detaylı rehberimizde ele aldık. Kartlı ödeme ile fatura eşleşmesi için POS'tan çıkan slip numarası fatura açıklama kısmına, fatura numarası da muhasebe kaydına eklenir. Bu eşleştirmeyi elle yaparsanız gün sonu iki saat, otomasyonla bir dakika.

KMTS tarafında bandrol takibi öncelikle gram altın ve külçe gibi işlenmemiş ürünleri kapsar; işlenmiş takı ilk aşamada kapsam dışındadır. Bandrol kapsamındaki bir ürünü sattığınızda seri numarasının fatura ile ilişkilendirilmesi beklenir ve KMTS sisteminde ilgili bandrol satış durumuna geçer; güncel uygulama için kmts.gov.tr kılavuzlarını takip edin. Bir bandrol iki faturaya bağlanamaz, yani aynı ürünü iki kez satamazsınız. İade durumunda bandrol geri alış durumuna döner, iade faturası ile eşleşir.

Müşterinin 220.000 TL'lik bir bilezik aldığı senaryonun tam belge paketi şudur:

• E-arşiv fatura (GİB'de raporlanmış, müşteriye e-postalanmış)
• POS slipi ya da FAST dekontu (ödeme tevsiki)
• KMTS satış kaydı (bandrol numarası ile)
• MASAK kimlik tespit formu (tutar 185.000 TL üzerinde)
• Muhasebe kaydı (satış hasılatı, KDV, stok çıkışı)

Beş belge bir işlem için. Yanlış kurulmuş sistemde bu paket her satış için yarım saat alır. Doğru kurulmuş sistemde üç dakika.

KuyumBase ile E-Fatura

KuyumBase; has altın ile işçiliği otomatik ayrıştıran e-fatura ve e-arşiv fatura modülü, KMTS bandrol alanı bağlı fatura şablonu, GİB onaylı özel entegratör seçenekleri ile entegrasyon, MASAK kimlik tespit kayıtlarının faturayla eşleşmesi ve POS slipi ile fatura numarasının tek ekranda birleşmesi özelliklerini sunar. Satış ekranında ürünü seçtiğinizde sistem o günkü has altın fiyatını otomatik çeker, milyem üzerinden has altın tutarını hesaplar, işçiliği belirlemeniz için alan açar ve KDV matrahını doğru kalemde düzenler. Müşteri VKN/TCKN sorgusu GİB üzerinden anlık yapılır, e-fatura mı e-arşiv mi kesileceği otomatik seçilir. Tezgâhta KDV matematiği yapmak yerine sattığınız ürüne konsantre olursunuz.